“Alweer een rapport.” “Nog meer werk.” “Mijn klanten vragen er helemaal niet om.” “Ik doe al genoeg aan duurzaamheid.” “Eerst moeten de opdrachten de deur uit.”
Het zijn herkenbare reacties van ondernemers zodra het gesprek op de zin of onzin van een ESG- of VSME-rapportage komt. En die reacties zijn heel begrijpelijk. Zeker in een print- of signbedrijf, waar iedere dag wordt gestuurd op klanten, productie, personeel, levertijden, kosten en marges, voelt het maken van nieuw rapport al snel als iets wat vooral tijd kost en wellicht niet veel opbrengt.
Dus waarom zou je er toch mee beginnen?
Niet omdat een rapport op zichzelf zo belangrijk is. En ook niet omdat iedere ondernemer opeens duurzaamheidsmanager moet worden. De werkelijke waarde zit ergens anders: een VSME-rapport helpt je om zichtbaar te maken hoe toekomstbestendig je onderneming werkelijk is. En dat biedt commerciële kansen om je te onderscheiden.
“Maar mijn klanten kennen mij toch?”
Dat klopt waarschijnlijk. Veel opdrachtgevers werken vaak al jarenlang met hun bekende leveranciers. Ze kennen de geleverde kwaliteit, weten dat afspraken worden nagekomen en hebben vertrouwen in de samenwerking.
Maar organisaties veranderen. De inkoper die jou al vijftien jaar kent, kan volgend jaar worden vervangen. Een hoofdkantoor kan centraal inkoopbeleid invoeren. Een opdrachtgever kan worden overgenomen. Of een grote opdrachtgever besluit leveranciers voortaan op duurzaamheid, CO₂-uitstoot of sociale criteria te beoordelen, omdat ze zelf ook verplichtingen krijgen opgelegd.
Dan is “ze kennen ons” ineens niet meer voldoende. Steeds vaker worden leveranciers niet alleen beoordeeld op prijs, kwaliteit en levertijd, maar ook op informatie over milieu, medewerkers en bedrijfsvoering. In de VSME-informatie wordt daarom expliciet gewezen op de groeiende hoeveelheid ESG-vragen van zakelijke klanten en financiële instellingen. Een VSME-rapport zorgt ervoor dat je die informatie niet pas hoeft te verzamelen als een belangrijke klant erom vraagt. Je hebt je antwoord dan al klaar.
“Mijn klanten vragen er nu helemaal niet om”
Misschien nu niet. Maar de vraag is of dat ook zo blijft.
Uit internationale Trend rapporten over de print- en signsector wordt juist een groeiende vraag naar duurzame oplossingen benoemd. Tegelijkertijd krijgt onze sector te maken met steeds meer onderwerpen rondom wetgeving, certificering, materiaalgebruik en ketenverantwoordelijkheid.
Dat betekent niet dat iedere klant morgen een VSME-rapport op tafel legt. Het betekent wel dat de toekomstrichting van het bedrijf zichtbaar is. Toekomstgericht ondernemen gaat daarom niet alleen over reageren op wat klanten vandaag vragen. Het betekent ook anticiperen op wat zij morgen waarschijnlijk van je nodig hebben. Je vervangt een machine toch ook niet pas wanneer hij definitief stilvalt? Je investeert eerder omdat je weet dat continuïteit van je bedrijf belangrijk is. Met informatie over duurzaamheid werkt het eigenlijk hetzelfde.
“Ik doe al enorm mijn best”
En juist daarom kan rapporteren interessant zijn. Veel ondernemers doen namelijk aanzienlijk meer dan zij zelf beseffen.
Misschien heb je zonnepanelen geplaatst. Je machines vervangen door energiezuinigere modellen. Afvalstromen gescheiden. FSC- of PEFC-gecertificeerde materialen geïntroduceerd. LED-verlichting aangebracht. Is jouw wagenpark al geëlektrificeerd, Veiligheidsprocedures verbeterd. Medewerkers opgeleid. Retourstromen ontwikkeld of materialen vervangen door alternatieven met een lagere milieu impact.
Allemaal waardevolle stappen. Maar wanneer die informatie verspreid zit over verschillende systemen, certificaten, facturen en medewerkers, ontstaat er geen totaalbeeld. Een VSME-rapport brengt die inspanningen bij elkaar. De standaard kijkt namelijk niet alleen naar CO₂. Ook energie, afval, circulariteit, medewerkers, gezondheid en veiligheid, opleidingen en goed bestuur maken onderdeel uit van de basismodule.
Het rapport kan daardoor juist zichtbaar maken hoeveel er al gebeurt. Misschien is de vraag dus niet: “Waarom moet ik nog méér doen?” maar: “Waarom zou ik niet beter zichtbaar maken wat ik nu al doe?”
“Rapporteren kost mij alleen maar tijd”
Dat is waarschijnlijk de grootste zorg. En wanneer duurzaamheidsrapportage betekent dat je ieder jaar tientallen verschillende vragenlijsten voor klanten moet invullen, klopt die zorg ook. Juist daar kan standaardisering helpen.
Een VSME-rapport brengt veelgebruikte ESG-informatie in één herkenbare structuur bij elkaar. De standaard is specifiek voor het mkb ontwikkeld en heeft bewust een lagere complexiteit dan uitgebreide rapportagestandaarden voor grote ondernemingen.
Daarmee draai je het principe eigenlijk om. Je gaat niet voor iedere klant opnieuw informatie zoeken. Je verzamelt de belangrijkste informatie één keer goed en houdt deze vervolgens jaarlijks bij. Komt er daarna een klantvraag over energie, CO₂, afval, medewerkers of veiligheidsbeleid? Dan is de kans groot dat een belangrijk deel van de informatie al beschikbaar is. De eerste rapportage kost dus tijd. Maar een goede structuur kan daarna juist tijd besparen.
“Mijn lopende opdrachten hebben altijd prioriteit”
Dat zullen ze ook altijd houden. Een ondernemer verdient zijn geld uiteindelijk met klanten bedienen, produceren en leveren.
Maar juist daarom moet een VSME-rapport geen groot losstaand project worden dat één keer per jaar voor paniek zorgt. Zie het liever als onderdeel van je normale bedrijfsvoering. Begin klein.
Welke informatie hebben we al? Welke gegevens zijn eenvoudig beschikbaar? Waar zitten gaten? En welke onderwerpen zijn voor onze klanten en onze onderneming echt relevant? De VSME is daarop ingericht. Er bestaat een Basic Module voor ondernemingen die beginnen en een uitgebreidere variant voor bedrijven die later verder willen gaan. Ook het principe “if applicable” speelt een belangrijke rol: je rapporteert wat relevant is voor jouw onderneming.
Je hoeft dus niet meteen alles perfect geregeld te hebben. Sterker nog: een eerste rapport kan juist duidelijk maken welke onderwerpen je de komende jaren stap voor stap wilt verbeteren.
“En wat levert het mij dan concreet op?”
Misschien is dat de belangrijkste ondernemersvraag. Een rapport maken alleen omdat het hoort, levert weinig op.
Maar informatie verzamelen waarmee je betere beslissingen kunt nemen, klanten sneller kunt antwoorden en je positie kunt versterken, is iets anders. Een goed VSME-rapport kan bijvoorbeeld helpen om:
- sneller antwoord te geven op ESG-vragen van opdrachtgevers;
- je duurzame prestaties onderbouwd te presenteren tijdens een offerte of een aanbesteding;
- inzicht te krijgen in energie-, materiaal- en afvalstromen;
- ontwikkelingen van jaar tot jaar te volgen;
- risico’s in je onderneming en keten eerder te herkennen;
- doelstellingen vast te leggen en voortgang bespreekbaar te maken;
- vertrouwen op te bouwen bij klanten, medewerkers en andere stakeholders;
- voorbereid te zijn op toekomstige eisen vanuit klanten of financiers.
In de ESG-uitleg wordt bovendien benoemd dat transparantie kan bijdragen aan vertrouwen, reputatie en loyaliteit en dat betere ESG-informatie ook relevant kan zijn bij financieringsvragen. De waarde zit dus niet in het rapport zelf. De waarde zit in wat je ermee kunt. Van verplicht nummer naar ondernemersinstrument Misschien moeten we daarom af van het beeld van “weer een nieuw duurzaamheidsrapport”.
Een VSME-rapport kan veel beter worden gezien als een periodieke APK van je toekomstbestendigheid.
- Hoe staan we ervoor?
- Waar zijn we goed in?
- Waar lopen we risico?
- Welke stappen hebben we gezet?
- Wat willen we het komende jaar verbeteren?
Daarmee ontstaat niet alleen informatie voor klanten, maar vooral inzicht voor jezelf. In de handleiding voor ESG-rapportage wordt daarom geadviseerd om het rapport niet als compliance-oefening te behandelen, maar juist als een business tool. Dat is uiteindelijk de kern. Een toekomstgerichte ondernemer hoeft niet alles vandaag perfect geregeld te hebben. Maar hij wil wél weten waar zijn onderneming staat en kunnen laten zien dat er bewust wordt gewerkt aan de volgende stap.
Dan wordt VSME geen extra rapport dat in een lade verdwijnt, maar aantoonbaar bewijs dat je serieus bezig bent met de toekomst van je bedrijf, je medewerkers én de wereld waarin je onderneemt.
Je hoeft het niet alleen te doen
Voor ondernemers, die hier ondersteuning bij willen, heeft FESPA Nederland afspraken gemaakt met twee gespecialiseerde Service Partners die kunnen helpen bij het realiseren van een VSME-rapportage. 2Impact heeft expertise op het gebied van een ESG-strategie, klimaat, ketenverantwoordelijkheid en duurzaamheidsrapportage, terwijl het Dienstencentrum praktische kennis en instrumenten beschikbaar heeft om de benodigde informatie te verzamelen en te structureren om zo een VSME rapportage te kunnen maken. Zo kun je als ondernemer zelf bepalen hoeveel je wilt doen, terwijl gespecialiseerde partners helpen om van bestaande informatie een bruikbaar en professioneel rapport te maken.
